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Eine schlechte Hausverwaltung kostet mehr als ihre Gebühren: Leerstandszeiten, fehlerhafte Abrechnungen, schlecht koordinierte Handwerker, unzufriedene Mieter. Trotzdem halten viele Eigentümer zu lange an einer schlechten Verwaltung fest – weil der Wechsel aufwendig scheint. Er ist es nicht.
Wann ein Verwalterwechsel sinnvoll ist
- Abrechnungen werden wiederholt zu spät oder fehlerhaft geliefert
- Anfragen von Mietern oder dem Eigentümer bleiben tagelang unbeantwortet
- Handwerkeraufträge werden schlecht koordiniert oder zu teuer vergeben
- Keine transparente Berichterstattung über Einnahmen, Ausgaben, Leerstände
- Eigentümerversammlungen werden unvorbereitet oder gar nicht einberufen
- Versicherungsfälle oder Mängelrügen werden nicht oder zu spät bearbeitet
Kündigung des Verwaltervertrags: Was gilt
WEG-Verwalter können durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft abberufen werden – auch ohne Einhaltung der Vertragslaufzeit, wenn ein wichtiger Grund vorliegt (§ 26 WEG). Bei der Mietverwaltung für Einzeleigentümer gilt das vertraglich vereinbarte Kündigungsrecht.
- Eigentümerversammlung einberufen: Mindestens 2 Wochen Vorlauf, Tagesordnungspunkt Verwalterwechsel ankündigen
- Beschluss fassen: Einfache Mehrheit genügt für die Abberufung; für die Neubestellung des Nachfolgers ebenfalls
- Kündigung aussprechen: Schriftlich, mit Datum, per Einschreiben an den bisherigen Verwalter
- Nachfolger auswählen: Parallel zur Kündigung – damit keine Verwaltungslücke entsteht
- Unterlagenübergabe einfordern: Mietakten, Kontoauszüge, Schlüssel, Verträge – innerhalb von 2–4 Wochen
Unterlagenübergabe: Was Sie einfordern müssen
Pflichtübergabe durch den alten Verwalter
- Alle Mietakten (Verträge, Nachträge, Protokolle, Korrespondenz)
- Buchhaltungsunterlagen und Kontoauszüge der letzten 3 Jahre
- Sämtliche Schlüssel (Haus, Keller, Technikraum, Briefkasten)
- Aktueller Grundbuchauszug und Teilungserklärung (WEG)
- Wartungsverträge und Protokolle (Heizung, Aufzug, Rauchmelder)
- Offene Vorgänge: Handwerker, Versicherungsfälle, Rechtsstreitigkeiten
- Guthaben auf Rücklagenkonten (WEG: Instandhaltungsrücklage)
- Zugangsdaten zu Online-Portalen und Verwaltungssoftware
Den richtigen Nachfolger auswählen
Holen Sie mindestens 3 Angebote ein. Vergleichen Sie nicht nur den Preis, sondern: Bestandsgröße (verwaltet der Anbieter ähnliche Objekte?), lokale Marktkenntnis, Reaktionszeiten im Erstgespräch, Referenzen und Zertifizierungen (VDIV, IHK-Zertifikat).